هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل أم لا؟، حيث تعد الإدارة المكتبية الوظائف الأساسية التي توجد في جميع الشركات، فهي عبارة عن تولي مسؤولية المهام المكتبية وإنهائها كحفظ الملفات.
بالإضافة إلى القيام بالرد على كل المكالمات الهاتفية، وهو تخصص موجود في الكثير من الجامعات، لذا هيا بنا لنتعرف عليه عبر موقع الماقه .
هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل
يتساءل الكثيرين حوب هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل أم لا؟، وهل من المتوقع زيادة الطلب على من يعملون داخل هذا المجال؟.
وكما قال مكتب الولايات المتحدة الخاص بإحصاءات العمل يمكن أن تزيد النسبة الخاصة بالتوظيف في مجال الإدارة المكتبية 12%، وذلك بين سنة 2012 وسنة 2024، أي ستتوفر 500 أخرى في هذه الفترة.
وإن كنت تتساءل هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل، بالطبع نعم، فيمكن لأي شخص أن يترقى أثناء عمله في هذا المجال، وأن يصبح مدير مكتب، وحينها سيكون مسؤول عن الكثير من الأعمال الخاصة بالشركة أو المؤسسة ومنها ما يلي:
- تنظيم أهم الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالشركة وجدولتها.
- إدارة وتنظيم المراسلات التي توجد داخل المكتب وخارجه، ومن ضمنها البريد الإلكتروني، ومواجهة الشكاوى بدلاً من موظفي المكتب.
- تنظيم الترتيبات الخاصة بالنقل والإقامة بالنسبة لرجال الأعمال، وذلك لجميع الرحلات المتعلقة بالعمل.
- مراقبة وإشراف الشخص على الأعمال التي تخص الفريق الإداري، فيقوم بتوجيههم وتقويض المهام إذا لزم الأمر.
- إن يدير الميزانيات، وذلك لشراء أهم المستلزمات في الشركة ويتضمن ذلك المكاتب والصيانة.
- تنفيذ وتنظيم الاجتماعات الخاصة بمجلس الإدارة، ويتضمن ذلك تنفيذ جداول الأعمال ثم توزيعها.
- تنسيق الأوراق ونظام الملفات الموجود على جهاز الكمبيوتر والانترنت، وذلك للحفاظ على كل الوثائق بالطريقة الصحيحة.
- تزويد الموظفين الجدد بالمعدات التي يريدونها للقيام بعملهم، ومساعدتهم على الاستقرار.
طبيعة دراسة الإدارة المكتبية
يوجد الكثير من المقررات الدراسية المتنوعة داخل هذا المجال، ورغم أنها تختلف باختلاف الجامعة أو الكلية لكنها في الغالب تشمل الآتي:
- مادة تكنولوجيا المكاتب، مادة رياضيات الأعمال، مادة تطبيقات برامج كمبيوتر، مادة إدارة السجلات، مادة إدارة الأعمال.
- ومن الممكن أن تشمل كل من التسويق، والموارد البشرية، ومادة الإجراءات المكتبية، والأساسيات الخاصة بالكمبيوتر، ومادة السلوك التنظيمي.
- وبعد أن تنتهي سنوات الدراسة الجامعية يكون لدى الطالب درجة البكالوريوس.
طبيعة العمل في تخصص الإدارة المكتبية
- رغم تولي الخريجين من التخصصات الأخرى لعمل في هذا المجال، لكن الأولوية عادة تكون لمن حصلوا على البكالوريوس من الإدارة المكتبية أو تخصص إدارة الأعمال.
- وذلك، لما لديهم من خلفية عن دراسات الأعمال، ومن الممكن أن يعمل خريجي هذا التخصص في البداية في قسم الاستقبال أو إدخال البيانات.
- وبعد ذلك يحصلون على ترقية ويعملون كمديري مكتب داخل إحدى الشركات أو القطاعات المختلفة.
- كما أنهم يتولون أيضاً كل ما يخص البريد الالكتروني ومتابعته والمكالمات عبر الهاتف وتنظيم المستندات وتنسيق المواعيد والحفاظ على الأوراق التي تخص الشركة.
- كما يتولوا مسؤولية المهام الإدارية والإشراف عليها داخل المؤسسة، والقيام بتنظيم الأنشطة الخاصة بباقي الموظفين.
- وذلك حتى يضمنوا إتمام المهام الأساسية في الموعد المناسب.
وظائف تخصص الإدارة المكتبية
- التخطيط: حيث أن مديري المكاتب تعتمد كفاءتهم على التخطيط المنسق لكي يتم تحقيق الأهداف المطلوبة، ولكن قبل فعل ذلك من الضروري أن نسرد الأهداف الخاصة بالشركة، فيجب أن نخطط للنهج الذي نتبعه لتحقيق ذلك.
- التنظيم: من الضروري عمل التخطيط والتنظيم بجانب وجود إدارة فعالة داخل المكتب، فيجب أن تتوفر المواد التي تناسب كل مهمة موجودة حتى يكتمل البرنامج بطريقة ناجحة.
- التوظيف: التوظيف الخاص بأعضاء الفريق يعتبر من أهم الوظائف لمديري المكاتب، ولذلك من الضروري أن يكون التوظيف والتعيين منظمان بطريقة جيدة.
- الاتصالات: الاتصال له دور كبير في الإدارة الخاصة بالمكاتب سواء كانت عن بعد أو داخل المؤسسة، فالاتصال شيء أساسي ولا غنى عنه على كل المستويات سواء كان مع القادة أو أصحاب المصلحة.
- معرفة التكنولوجيا المناسبة: ويعني الاستثمار الخاص بالأدوات والتكنولوجيا والتي بشكل عام تكون مناسبة، حيث يتم اعتباره من الوظائف الأساسية للإدارة المكتبية، ويؤكد على أن التكنولوجيا في تطور دائم.
- الإلهام والتحفيز: من المهم أن يركز مديري المكاتب على الناحية العقلية والنفسية للموظفين، فالتحفيز الدائم للموظفين يساعد على تحقيق أفضل القدرات، كما يبني الثقة بين أعضاء الفريق والمدير.
- التدريب وبناء الكفاءات: من الضروري أن تحدد الاحتياجات التدريبية وأن ترفع مستويات الكفاءة الخاصة بموظفي المكتب.
أنواع وظائف الإدارة المكتبية
لكي نعرف هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل أم لا علينا أن نتعرف على أنواع وظائف الإدارة المكتبية وهي كالآتي:
- إدارة المكاتب للشركات: وهي تشمل المدير الموجود في كل فرع خاص بشركة معينة، فيقوم مدير المنطقة بالإشراف على جميع المديرين في الفروع الأخرى.
- فيعتبر السفر الذي يكون بين أماكن فروع الشركة هو جانب رئيسي ضمن الجوانب المتعلقة بهذه الوظيفة.
- إدارة المكاتب الطبية: وتحتاج هذه الوظيفة إلى أن تتعرف بالتفصيل على التشريح وتكون ملم بالإجراءات المخبرية وأيضاً القوانين الخاصة بالرعاية الصحية.
- وذلك، لأن مديرو هذه المكاتب يعملون داخل مكاتب الأطباء ويشرفون على كل المساعدين للأطباء.
- إدارة المكاتب القانونية: تحتاج هذه الوظيفة إلى خبرة الشخص العملية في القانون، وإلى الفهم العميق للإجراءات القانونية، فمديرو المكاتب يشرفون على المساعدين الإداريين.
- إدارة المكاتب الافتراضية: في هذا النوع يعمل مدير المكتب داخل شركات صغيرة كثيرة بدوام جزئي.
- وذلك بسبب رغبة هذه الشركات في تعاقدها على الوظائف الخاصة بإدارة المكاتب التي تكون افتراضية.
مهارات الإدارة المكتبية
المهارات الشخصية تعد من أكثر الأمور الهامة بالنسبة لمديري المكاتب، فمدير المكتب يمكنه أن يعمل كوسيط للإدارات المختلفة، وذلك للتواصل بين الإدارة العليا والموظفين أو بين المواد البشرية والموظفين.
ومع التدريب المستمر نلاحظ أن قدرة الشخص على التعامل مع البرامج وفهم القوانين المتعلقة بالعمل تزيد بطريقة كبيرة وأن الخبرة الفنية تزداد أهميتها مع الوقت، ويجب أن نركز على بعض المهارات الهامة مثل:
- المهارات التنظيمية: وتعني أن التنوع في عدد الطلبات الخاصة بالدور الوظيفي يشير إلى حسن تنظيم مديري المكاتب بل أنهم الأفضل.
- مهارات التعامل مع الآخرين: وذلك حتى يستطيعوا أن يتعاملوا مع جميع الموظفين وأن يحدثوا انطباع جيد عند الزوار.
- مهارات الاتصال: يعني أن يكون هناك أفكار واضحة لدى الموظفين، وذلك حتى تقوم الإدارة العليا بالتخطيط للمستقبل.
مواصفات مدير المكتب الفعال
- مدير المكتب يجب أن يكون قائد، ويعني أن يكون مثال جيد لجميع الموظفين من حوله، فالمدير القائد القوي بإمكانه أن يحقق النجاح العام.
- امتلاك مهارات الاتصال القوية، فهذه المهارات من أهم المهارات التي يجب توافرها في جميع الأدوار المهنية.
- ، فيجب أن يكون لدى المدير ثقة وإيمان بالنفس، فالثقة بالنفس تجعل الآخرين يؤمنون بقدراتك والقرارات التي تتخذها.
- ضرورة القدرة على تحفيز الغير، فمن أهم مسؤوليات المدير أن يحفز موظفيه بشكل دائم.
- احترام المدير للموظفين، فيعتبر ذلك من أهم الأفعال التي تؤدي إلى فهم المدير لفريقه، ومعرفة الأشياء التي تؤثر على أدائهم.
- الاجتهاد والمثابرة لكي تتحقق الأهداف المطلوبة، فالجهود المستمرة لإتمام أمر ما هي إلا أكبر دليل على الاجتهاد.
